Huishoudelijk reglement

Tennisvereniging Het Nieuwe Land

H U I S H O U D E L IJ K  R E G L E M E N T

Rechten en verplichtingen van de leden.

ARTIKEL I

De leden zijn verplicht zich op het park strikt te houden aan het geldende baanreglement en aan schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de voor het specifieke evenement verantwoordelijke organisator.

Tevens wordt van de leden verwacht dat zij een aantal werkzaamheden verplicht voor de vereniging verrichten. Hiervoor geldt een separaat reglement “Verplichte werkzaamheden”.

ARTIKEL 2

a. De leden zijn verplicht adresveranderingen direct aan de ledenadministratie door te geven.

b. Conform artikel 8 lid 3 van de statuten kan in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van contributiebetaling plaats vinden.

Deze gevallen zijn uitsluitend:

–         Tussentijdse onvoorziene verhuizing. Het lidmaatschap dient minimaal 3 maanden voor de verhuisdatum te worden opgezegd. Restitutie van reeds bestaande contributie wordt berekend vanaf de verhuisdatum. Op het te restitueren bedrag worden eventueel gemaakte kosten voor de KNLTB in mindering gebracht.

–         Langdurige ziekte of blessure. Het bestuur kan hierbij om een medische verklaring vragen. Terugbetaling vindt achteraf plaats. Als langdurige ziekte of blessure komt slechts in aanmerking een aandoening die minimaal een half jaar in beslag genomen heeft. Zwangerschap is geen reden voor contributiereductie.

Indien de vereniging reeds kosten gemaakt heeft voor lidmaatschap KNLTB worden deze in de geest van artikel 8 lid 4 van de statuten altijd aan het lid in rekening gebracht.

c. Opzegging van het lidmaatschap dient bij voorkeur te geschieden voor 1 november van het lopende verenigingsjaar doch uiterlijk op de in de statuten gestelde termijn.

Contributieverhoging in enig jaar niet groter dan 1 procent boven de Consumentenprijsindex (cpi) van het CPB kan geen reden tot opzegging zijn.

Vergaderingen.

ARTIKEL 3

Bestuurs- en commissievergaderingen zijn in de regel besloten, tenzij het bestuur of de commissie anders besluit.

ARTIKEL 4

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo vaak als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit wensen. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

ARTIKEL 5

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum van de vergadering.

Een convocatie per e-mail staat gelijk aan een schriftelijke.

ARTIKEL 6

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste.  Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.

Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen vóór de algemene vergadering.

ARTIKEL 7

Een besluit van – of benoeming door – de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, met in acht neming van artikel 16, leden 9 en 10 van de statuten.

Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen – of een zodanig benoemde is gekozen – met tenminste tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen. De stemming moet plaatsgevonden hebben naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

ARTIKEL 8

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorafgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de uitnodigingen door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden, daarin wensen op te nemen.

ARTIKEL 9

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.

Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Pijlers en commissies.

ARTIKEL 10

De vereniging berust op drie pijlers:

      • Horeca
      • Competitie
      • Park en onderhoud

Elke pijler zal bestaan uit een uitvoerende commissie die van wisselde samenstelling kan zijn. Dit is  afhankelijk van het te organiseren evenement.

Horeca
Kantine- en evenementencommissie. Verantwoordelijk voor alles wat er binnen de pijler horeca gebeurt inclusief evenementen, schoonmaak en inkoop.
Voor zaken die bij toernooien binnen de Horeca worden georganiseerd zal deze commissie altijd worden betrokken.

Competitie
Technische commissie is verantwoordelijk voor alle toernooien binnen de vereniging en tevens verantwoordelijk voor de voor- en najaarscompetitie.
Toernooien zijn HNL Open Dubbel, HNL Open en Clubkampioenschappen. Voor de drie verschillende toernooien kan er per onderdeel een commissie worden gevormd die door de technische commissie zal worden aangestuurd.

Park en Onderhoud
De Parkcommissie is verantwoordelijk voor parkonderhoud en onderhoud aan de gebouwen (binnen en buiten).
Buiten de pijlers bestaan er twee commissies die vallen onder bestuurslid Secretariaat en voorzitter. De Jeugdcommissie  (Voorzitter)en Internetcommissie (Secretariaat).

 

Evenementen kunnen door alle leden worden georganiseerd, mits in overleg met de Horecapijler en bij financiële raakvlakken in overleg met de Penningmeester. Evenementen kunnen zowel door het Bestuur als door leden worden geïnitieerd. Er dient daarvoor wil eerst overleg plaats te vinden met Pijler Horeca en de Penningmeester.

 

De verantwoordelijke kunnen binnen hun pijler commissies aanstellen. De samenstelling van die commissies behoeven de goedkeuring van het bestuur.

 

Daarnaast kan de algemene ledenvergadering één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.

 

Deze commissie blijven te allen tijde verantwoording schuldig tegenover de instantie die hen heeft benoemd.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten (de kascommissie) – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meerdere leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Het overzicht van bestuursfuncties, commissies en de daarbij behorende functies/teamleden wordt op de website van HNL bijgehouden. Tussentijdse wijzigingen behoeven de instemming van het bestuur.

ARTIKEL 11

De commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen.

Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

ARTIKEL 12

Binnen de pijler competitief tennis wordt een technische commissie benoemd. Tenminste twee leden van de commissie dienen in het bezit van een VCL certificering te zijn. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de technische commissie.

ARTIKEL 13

De werkzaamheden van de technische commissie zullen bestaan uit:

a. Het beoordelen van nieuwe leden die nog geen KNLTB speelsterkte hebben op hun speelsterkte voor zover dat van belang is voor toernooien of competitie.

b. Het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen.

c. Het aanwijzen van de teams voor de KNLTB competitie.

d. Het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden in KNLTB verband.

e. Het organiseren van de Clubkampioenschappen

Besluitvorming

ARTIKEL 14

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

ARTIKEL 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk voor het uitbrengen van de stem.

Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

ARTIKEL 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.

Door de algemene ledenvergadering kan slechts worden gekozen, een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld.

Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald.

Bij staking van stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

ARTIKEL 17

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem.

Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden maximaal twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar.

De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster had moeten aftreden.

ARTIKEL 18

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene ledenvergadering worden een vice-voorzitter, secretaris en penningmeester gekozen. De vice-voorzitter neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van en ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van bet bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden, fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

ARTIKEL 19

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

ARTIKEL 20

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub C van de statuten wordt gesteld op        € 5.000,–.

Verplichtingen van het bestuur.

ARTIKEL 21

Het bestuur is verplicht om op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a.       Namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen;

b.       Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c.       De bezittingen en schulden van de verenging.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.

Aanmelding

ARTIKEL 22

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient tenminste vermeld te worden:

Naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum en indien aanwezig het e-mailadres. Indien een bestaand lid de aanmelding van het nieuwe lid gestimuleerd heeft dient ook de naam van het betreffende lid vermeld te worden i.v.m. de in artikel 22 genoemde vrijstelling.

Slotbepalingen.

ARTIKEL 23

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit en andere reglementen, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Deze documenten worden tevens op de website van HNL gepubliceerd.

ARTIKEL 24

De verenigingscommunicatie geschiedt – uitzonderingen voorbehouden ter beoordeling van het bestuur – via e-mail.

ARTIKEL 25

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op: 11 maart 2015

 

Reacties zijn gesloten.